Vestuvių organizatorius ir koordinatorius - kas tai?
Vestuvių organizatorius
Laimei, šiandien dauguma nuotakų jau žino, kas yra vestuvių organizatoriai ir kam jie yra reikalingi. Keliais žodžiais galima taip apibūdinti vestuvių organizatorių – tai žmogus, kuris po pokalbio su būsimais jaunavedžiais ne tik analizuoja jų pageidavimus, galimybes, siūlo optimaliausius variantus tam, kad vestuvių diena būtų suplanuota ir organizuota sklandžiai, bet ir įgyvendina visus planus, be kylančių nesusipratimų ir problemų. Vestuvių organizatorius taupo jaunavedžių laiką, finansus ir leidžia mėgautis visais pasiruošimo vestuvėms momentais!
Vestuvių organizatorius – tai nėra tarpininkas, kuris sumeta jaunavedžiams daugybę įvairių specialistų kontaktų. Tai yra žmogus, kuris prisiima pilną atsakomybę už visas organizuotas paslaugas ir kontroliuoja šių paslaugų įvykdymą.
Tarkime, Jus atėjote pas kokį nors „organizatorių“. Jis duoda Jums 15-20 skirtingų vestuvių specialistų vizitinių kortelių (fotografų, vedėjų, floristų ir kt.), ir yra įsitikinęs, kad jo darbas yra padarytas. Jums beliko tik sumokėti... Ir štai atėjo vestuvių diena, ir paaiškėja, kad vedėjas susirgo arba išvažiavo į kitas vestuves, fotografas neturi pakankamai aparatūros, o floristas padarė visiškai ne tokią puokštę, kokią buvot užsakę. Arba banketo stalas buvo serviruotas vidurdienį ir mišrainės su majoneziniu padažu pradėjo „bėgti“, arba pritrūko maisto, arba buvo atvežtas ne tas vynas... Ir niekas nežino, ką daryti. Kiek tokių nemalonių smulkmenų gali būti? O kiek Jus esate pasiruošę sumokėti, kad galėtumėt ištaisyti situaciją? O gal reikia ne taisyti, o numatyti visas problemas ir neleisti jiems atsitikti? Tai būtų tikrai pigiau ir nekainuotų tiek nervų!
Geras organizatorius ne šiaip siūlo Jums krūvą specialistų, jis už kiekvieną pasiūlytą asmenį neša pilną atsakomybę, nes visi jie yra jo komandos nariai. Kiekvienas specialistas turi savo komandą, kurioje gali būti nuo 2-3 iki kelių dešimčių subrangovų. Be abejo, kuo didesnę komandą turi organizatorius, tuo daugiau šansų vestuvių dieną gauti būtent tai, ko Jus norėjote. O netgi jei kažkas iš subrangovų vestuvių dieną negalės atvykti (force-majeure, deja, būna pas visus), geras organizatorius visada galės laiku padaryti reikalingus veiksmus, kad situacija būtų išgelbėta (kartais netgi savo sąskaita).
Išskyrus personalinės vestuvių organizavimo komandos sudarymo, organizatorius pilnai disponuoja visa informacija apie kiekvieną šventės detalę – ar tai būtų vestuvių stilius, vedėjų programa, arba daina pirmam šokiui. Organizatorius žino viską ir daro taip, kad visi elementai susidėliotų tarpusavyje: subrangovai profesionaliai atliktų savo darbą, o užsakovai (t.y. jaunavedžiai) išmokėtų priklausomą honorarą. Tai dar vienas svarbus punktas vestuvių organizatoriaus darbe – visos šalys turi būti patenkintos. Iš to ir susideda profesionalo darbas.
O kas gi tada vestuvių koordinatorius?
Skirtingai negu organizatorius, vestuvių koordinatorius pradeda dirbti tik pačių vestuvių diena. Pagrindinė koordinatoriaus misija yra sudėlioti visų vestuvių dalyvių veiksmus taip, kad atrodytų, jog tai beveik surepetuotas spektaklis! Ir net jei kažkas eina ne pagal planą (o tai atsitinka pakankamai dažnai, jei vestuvėse nėra organizatoriaus) – reikia viską išspręsti ir pateikti taip, lyg viskas taip ir buvo suplanuota. Net jei vestuvių aikštelėje dirba subrangovai, kurie niekada nebuvo matę vienas kito (ir kiekvienas nori parodyti, koks jis yra šaunuolis), būtina vengti konfliktus ir diskomfortą, nes nuo to automatiškai kentės visi – ir patys subrangovai, ir svečiai, ir jaunavedžiai. Koordinatorius tampa „pilku kardinolu“, kurį Jus nelabai matote arba girdite, bet kuris yra pasiruošęs sureguliuoti visas neįprastas situacijas ir padėti išspręsti dažnai kylančias problemas (ir svečių ir subrangovų).
Vienas iš pagrindinių skirtumų tarp organizatoriaus ir koordinatoriaus, yra tas, kad koordinatorius neneša atsakomybės už visų vestuvių subrangovų darbą. Jeigu Jūsų vestuvių vedėjas yra nuobodus – tai yra Jūsų klaida. Jeigu organizatorius įtikino Jus, kad tie muzikantai yra nuostabūs, o jie groja visai ne tai, ko Jus norėjote – tai yra Jūsų organizatoriaus atsakomybė, bet ne koordinatoriaus. Koordinatoriaus užduotis – dirbti su tuo resursu, kuris jam buvo pateiktas, ir privalo tai daryti gerai. Viskas, kas atsitinka iki to (subrangovų parinkimas, sutarčių sudarymas ir t.t. – visa tai yra organizatoriaus kompetencija, bet ne koordinatoriaus).
Idealiausias variantas – kai Jūsų vestuvėse dirba organizatorius ir koordinatorius iš vienos komandos, tada Jus galite tikėtis būtent tų rezultatų, kurių laukėt. Kai komanda yra susidirbusi, visi klausimai sprendžiasi savaime, vestuvės eina sklandžiai, net jei iš tiesų atsitinka tam tikros problemos.
Net labai patyrę ir profesionalūs organizatoriai ir koordinatoriai kartais susiduria su nenumatytais sunkumais. Mes visi esame žmonės ir galime klysti, bet svarbiausia yra tai, kaip greitai ir gerai mes galime savo problemas išspręsti. Ir nepanikuoti!
Kartais atsitinka taip, kad vestuvių organizatorius tampa vestuvių koordinatoriumi. Taip atsitinka, kai jaunavedžiai informuoja organizatorių, kad įveda į vestuvių komandą savo specialistus – fotografą, floristą, vedėją ir t.t. Nuo šio momento organizatorius negali nešti atsakomybę už svetimų subrangovų suteikiamų paslaugų kokybę, todėl gali dirbti tik kaip koordinatorius, t.y. kontroliuoja visų vestuvių veikėjų veiksmus savo kompetencijos ribose (atsakant tik už savo komandos veiksmus). Deja, tokiu atveju dažnai jaunavedžiai negauna to rezultato, kurio tikėjosi. Kaip nesistengtų koordinatorius, kiekvienas subrangovas dirbs tik savo naudai, nelabai galvojant apie kitų kolegų darbą. Tokiu būdu, komandinio darbo gali nebūti, ir rezultatas bus niurus – jaunavedžiai liks nepatenkinti visų subrangovų darbu, o bendras įspūdis nuo vestuvių bus prastas.
Jeigu Jus turite pakankamai laiko ir galite pabendrauti su skirtingomis organizatorių ir koordinatorių kompanijomis, būtinai darykite tai! Įsitikinkite, kad organizatorius pilnai supranta savo atsakomybę ir yra pasiruošęs ne perparduoti kitų subrangovų paslaugas, o atsakyti už jų kokybę ir padaryti viską, kad Jūsų šventė būtų tobula.
